אף על פי שטכנולוגיות מודרניות כמעט הביאו לתוהו את הז'אנר האפיסטולרי בחיים הפרטיים, והפסקנו כמעט לכתוב מכתבים לחברים, מכרים וקרובי משפחה, התכתבות עסקית עדיין רלוונטית. זאת מכיוון שמכתב עסקי הוא מסמך משפטי, ממש כמו הסכמים אחרים שבוצעו וחתומים כהלכה. לכן, כל מי שכחלק מתפקידם הרשמי עובד עם התכתבות, צריך ללמוד לכתוב מכתבים.
הוראות
שלב 1
אם הסכמנו שמכתב עסקי הוא מסמך, הרי שעיצובו חייב לעמוד בכל התקנים והדרישות למסמכים. זה כתוב על נייר המכתבים של הארגון, על דף נייר כתיבה רגיל A4. באופן מסורתי, הגופן הוא Times New Roman או Arial בגודל 12. השוליים משמאל הם 3 ס"מ, מימין - 1.5 ס"מ.
שלב 2
הטופס חייב להכיל את כל המידע הדרוש על הארגון שאתה מייצג: שם, כתובת חוקית, פרטי בנק ופקסים ליצירת קשר, טלפונים, כתובת דואר אלקטרוני.
שלב 3
משמאל ציין את נושא המכתב, נסה להתאים לביטוי קצר אחד. מימין, כתוב למי מיועד המכתב - שם, ראשי התיבות של הנמען, תפקידו, שם וכתובת הארגון. התחל את כל האותיות העסקיות עם הכתובת "יקירתי …", בכתובת, הקפד לכתוב את שמו והפטרונים של הנמען.
שלב 4
לפני שתתחיל לכתוב מכתב, התמקד ושקול איזו מחשבה, הצעה או מידע אתה רוצה להעביר למשיב שלך. עליכם להבין את אותם מכתבים ארוכים, מבולבלים ולא קוהרנטיים שאף אחד לא רוצה לקרוא.
שלב 5
כך שלאחר המשפטים הראשונים המכתב שלך לא נשלח לפח או יורד עם ביטול המנוי, הציג את הטקסט שלך ברצף הגיוני, כך שכל משפט שאחריו הוא המשך של הקודם ומתמלא במשמעות חדשה. מכתב כזה יקרא בעניין. בנוסף, נסה לשמור על גיליון נפח אחד. זהו אינדיקטור ליכולת שלך להביע בקצרה ובבהירות את מחשבותיך, אשר מושך אליך מיד את הנמען.
שלב 6
בטקסט של המכתב, הקדיש את הפסקה הראשונה לסיקור קצר של הנושא, המשימה וציין את הסיבה שבגללה יש צורך בפתרונה. ואז הביע את מחשבותיך בעניין זה, תן הצעות או רק את המידע הדרוש. לסיכום, הסיקו מסקנות ותיארו את היתרונות שבקבלת ההצעה שלך או תן ניתוח קצר של המידע שהצגת לעיל.
שלב 7
חתום על המכתב, תן תמליל של חתימתך המציין את המיקום ואת מספר הטלפון ליצירת קשר.
