הידוק מסמכים הוא הליך נפוץ בסביבה הפקידותית והמשרדית. למרות שזה נראה פשוט, ישנן תקנות מיוחדות הקובעות את הכללים לתפירת מסמכים וביצועם. וכללים אלה צריכים להיות ידועים כך שהמסמכים שנשלחו למכרז או לארכיון לא יוחזרו להמשך עיבוד ושינוי.
הוראות
שלב 1
כדי להבטיח את בטיחות המסמכים לאחר ההבזק, כמו גם כדי להבטיח שהם מאוחסנים בסדר הנכון, יש למנות את כל הגיליונות למעט המלאי. המסמכים מוגשים בסדר כרונולוגי או אלפביתי. מעטפות עם גיליונות מקוננים ממוספרות לפני גיליונות מקוננים. סדינים ריקים אינם נכללים בתיק והושמדו ללא מספר.
שלב 2
מספר את גיליונות המארז בעיפרון פשוט מלמעלה למטה, השאר את המספרים בפינה הימנית העליונה של כל גיליון, מבלי להשפיע על הטקסט. מספר תמונות וגרפיקה בחלק האחורי בפינה השמאלית העליונה.
שלב 3
אם המסמכים מכילים מפות המודבקות מכמה גיליונות, ספר אותם כגיליון אחד, המציין את מספר הגיליונות בהדבקה. בסוף המספור כתוב מכתב הסמכה על גיליון נפרד. ציין בו את מספר הגיליונות והתכונות של מסמכים בודדים, כמו גם את מצבם הגופני.
שלב 4
בנוסף, יש לערוך מלאי עבור קבוצת המסמכים שהוגשה. אין למנות גיליונות מלאי. במלאי, כתוב את שם המסמך, הזן את תאריך המלאי, הערה הקובעת את מטרת מערך המסמכים, וכן רשום את כל המסמכים, תוך התחשבות במספר הגיליונות. בסוף המלאי, הזן את השם, שם המשפחה והפטרונים של המקור.
שלב 5
גודל הכיסוי של כל מארז צריך להיות 229x324 מ מ. על הסדין הראשון והאחרון של המארז, הדביקו רצועות קרטון דק לפני התפירה. חוט מועבר דרך הרצועות הללו. השתמשו בדבק סיליקט להשלמת המארז.
שלב 6
בקצה השמאלי של השוליים, מבלי לגעת בשדה הטקסט, צרו שלושה חורים עם חיתוך או אגרוף חור בצורה סימטרית לאורך כל גובה הגיליון, במרחק של 3 ס מ זה מזה. לתפירה, השתמש בחוט תפירה או בחוט בנק ובמחט תפירה.
שלב 7
תפר את המסמך פעמיים כדי להבטיח שהערכה תהיה חזקה. משוך את קצות החוט מהחור המרכזי בגב הסדין האחרון וקשור אותם בקשר. הדביקו מדבקה למארז עם כיתוב מבטיח, אטמו אותו וסגרו את המכלול.
שלב 8
השאירו את קצוות החוטים פנויים. על תווית ההסמכה לשאת חתימה ברורה וקריאה של המנהל וחותם הארגון.
