המטרה העיקרית של האירוע היא לספק מידע למשתתפים או לצבור ניסיון מסוים על ידי המשתתפים. אירוע אידיאלי הוא כמו שעון - הכל עובר ברצף קפדני, פעולות המארגנים מתואמות ואינן יוצאות מהמתאמה זו עם זו. זו תוצאה של תכנון והכנה, שלרוב אורכים מספר חודשים.
זה הכרחי
- - צוות של לפחות חמישה עובדים
- - תקציב לאירוע
הוראות
שלב 1
ראשית כל, הגדירו את מטרת האירוע והנושא. על בסיס זה תוקם כל התוכנית הנוספת של האירוע. מטרת האירוע קובעת את הגישה השיווקית ואת קהל היעד אליו מוקדש האירוע.
שלב 2
החליטו על מקום לאירוע. המקום צריך להיות תלוי הן במטרת האירוע והן במספר המשתתפים, כמו גם בתרחיש הצפוי של האירוע. חשוב לדאוג לשירות האורחים. שקול מספר אפשרויות ובחר ביחס המחיר האיכותי ביותר.
שלב 3
קדם את האירוע באופן פעיל. על קמפיין הפרסום להתחיל חודש וחצי לפני תחילת האירוע ולהסתיים חודש לפני כן. במקביל אליו, הנוהל של "שיחות קרות" להזמנת האורחים לאירוע הוא סביר. יש לבצע את כל הפעולות לגיבוש רשימות המשתתפים שבוע לכל היותר לפני האירוע.
שלב 4
היעזרו בספונסרים או נכבדים. זה לא רק יחזק את הקשרים העסקיים שלכם, אלא גם ייתן מעמד מסוים לאירוע שלכם. הקצה זמן לאנשים אלה לדבר, רצוי בתחילת האירוע.
שלב 5
חלוק אחריות בין הצוות המעורב בתיאום הפעילות. כל אחד צריך לדעת בבירור את מעגל האחריות שלהם ואת האירועים עליהם עליהם לשלוט. לא אמורים להיות כתמים לבנים, כל אחד צריך לקבל את ההוראות בצורה מודפסת ולדעת אותם בעל פה.
שלב 6
יום לפני יום העיון, יש צורך להדריך מחדש את אנשי הצוות המבצעים פעילויות תיאום באירוע. ביום האירוע על כל הרכזים להופיע לפחות שעה לפני תחילת האירוע.
